Um pouco sobre escritório de processos

Muitos ainda não entendem a importância de se ter um mapeamento de processos na empresa, e são levados apenas a pensar em como ela será vista pelos de fora.

1. Será que vão nos achar mais organizados?
2. Será que vamos ganhar mercado com essa mudança?
3. Seremos mais valorizados por este passo?
4. Quanto, vamos ganhar com essa mudança?

Mas o que a empresa de fato ganha é uma transformação interna intangível, conseguindo automatizar atividades, evitar gargalos, rever objetivos, avaliar indicadores, alterar a estrutura organizacional e até mudar a busca de perfis de colaboradores para que a empresa seja voltada a estes novos valores.

O mapeamento de processos é um dos passos para que a empresa se torne atrativa aos olhos do mercado, mas a excelência neste âmbito é que dá condição para obtenção de sucesso. Por isso é importante que quando uma empresa der este passo, ela avalie se será por uma consultoria ou por internalização, pois se a empresa optar por uma consultoria corre um risco muito alto de que após o trabalho, o mesmo seja deixado de lado, não seja “aceito” pelos colaboradores, causando uma rápida desatualização, falta de formação, cultura, interesse e de empoderamento sobre o trabalho realizado. Já quando o processo é realizado internamente, existe um risco muito menor de não aceitação, pois temos pessoas que fazem parte do cotidiano daquela empresa engajados em algo que afetará a todos de maneira positiva.

O maior desafio está não só em ver nascer os processos, mas em como mantê-los atualizados e intrínsecos à empresa, é neste momento que surge o Escritório de Processos, é uma prática atual e que tem rendido muito assunto, pois com ele é possível atingir inúmeros objetivos como a melhoria nos relacionamentos com o cliente, facilidade na comunicação e troca de atualizações para que o processo se torne cada vez melhor (melhoria contínua), alimentar a cultura de que falando a mesma língua todos só tem a ganhar, evitar esforço duplicado, entre outros.

Também é importante deixar claro que este “escritório” não vem para tirar autonomia das áreas, mas sim, para somar, alinhando e esclarecendo pontos de melhoria, mantendo viva a gestão, tornando-a efetiva dentro de um cotidiano organizacional.

Algumas de suas responsabilidades são:

• Deter o conhecimento da organização, disseminando melhores práticas e capacitando os envolvidos.

• Definir padrões, ferramentas e metodologia.

• Auxiliar direta ou indiretamente na execução.

Essas responsabilidades não o tornam “dono”, mas sim “guardiões” do conhecimento, como uma área auxiliar as demais.

Ter um Escritório de Processos em uma empresa é como ter o manual de um jogo, quando se tem estratégia e sabe jogar, a vitória é iminente.