Escritório de gerenciamento de projetos e o gerenciamento de processos

Escritório de gerenciamento de projetos e o gerenciamento de processos é a parte que supervisiona o gerenciamento dos projetos ou programas, concentra-se o planejamento e prioriza a execução do projeto. E o escritório de gerenciamento de projetos é um canal de centralização e coordenação do gerenciamento de projetos

Hoje o escritório de gerenciamento de projetos da Vitae funciona como apoio a todas as áreas que tem envolvimentos em projetos, sendo sua função: treinar, padronizar e dar apoio real na realização dos objetivos do projeto.

Alguns pontos listados abaixo faz parte das obrigações de um escritório de gerenciamento de projetos:

• Prover metodologia de gerenciamento de projetos;

• Coordenar e integrar projetos de um portfólio;

• Monitorar e controlar desempenhos;

• Desenvolver competências profissionais;

• Informar status de projetos a alta gerência;

• Identificar, priorizar e selecionar projetos e ações;

• Gerenciar riscos;

• Mapear relacionamento;

• Participar do planejamento estratégico

• Gerir documentação

• Promover interface com clientes;

• Coordenar auditorias; entre outros.

Agora que sabemos um pouco mais sobre a área de escritório de gerenciamento de projetos, qual a ligação que ela tem com o gerenciamento de processos? Porque é necessário que os dois andem juntos?

Bom basta pensarmos um pouco... Qual o objetivo de uma empresa? Atender ou superar as expectativas e necessidades do cliente. Como se faz isso? Apresente ao cliente o valor do seu produto/serviço e em seguida o processo e a metodologia, pois ele é visto como uma cadeia de agregação de valores, são considerados ativos que entre outros aspectos facilitam a comunicação entre as áreas, permite que a visão, missão e as estratégias da empresa sejam postas em ação. É responsável por identificar falhas erros e evitar gargalos o que permite aplicação de melhorias continuas, enquanto a área de escritório de gerenciamento de projetos baseada nessa metodologia, entra com o apoio e a disseminação dessa metodologia entre as áreas e o cliente.

Existem três tipos de processo que podem e devem ser adotados com base nas estratégias da empresa.

• O processo finalístico: quando os resultados gerados pelo processo são produtos.

• O processo gerencial: quando o resultado promove o funcionamento da organização.

• O processo de suporte: que é quando o processo presta apoio aos demais.

Aqui na Vitae utilizamos os processos gerenciais. Eles dão base e apoio desde o processo de qualificação de uma oportunidade, onde captamos o cliente, passando pelo planejamento, implantação, operação, gerenciamento e encerramento.

Os processos gerenciais são essenciais para a melhoria continua dos processos organizacionais, eles garantem o respeito às necessidades legais, operacionais e financeiras, ajudam a garantir a eficiência e eficácia do planejamento estratégico e o gerenciamento do projeto. Eles refletem o que a organização é, possibilitam que os clientes percebam como ela funciona, ou seja, aumenta o valor da imagem da empresa diante do cliente e da sociedade. Processos bem desenhados possibilitam identificar e interpretar os passos necessários para que um produto/serviço seja realizado com sucesso.

Processos devem estar em constante revisão, para que todas as ideias e melhorias possam ser implementadas, desburocratizando o sistema, tendo mais tempo para prospectar o mercado, captar clientes e solidificar relacionamentos.

Se sua empresa tem um escritório de gerenciamento de projetos solidificado em um gerenciamento de processos ativo, parabéns, o sucesso certamente o acompanhará.