Plano de Projeto: como melhorar o planejamento com ferramentas ágeis

O Plano de Projeto é o documento formal com as principais informações do projeto. É elaborado na fase de planejamento pelo Gerente com o apoio das informações passadas pela equipe e aprovado pelo cliente (patrocinador). É um documento bem usual na comunidade de gerenciamento de projetos, principalmente no âmbito acadêmico, porém sua eficácia vem sendo questionada com o passar do tempo.

O objetivo do Plano de Projeto é definir como o projeto será executado, monitorado, controlado e encerrado, passando por questões de definição da equipe envolvida, principais entregas, escopo e não escopo, cronograma, orçamento, riscos iniciais e documentação utilizada nas comprovações.

Hoje, são poucos os gerentes que elaboram um documento completo e robusto como é apresentado pelo Guia de Boas Práticas em Gerenciamento de Projetos (PMBOK Guide 5ª Edição). De acordo com o PMBOk há dez áreas de conhecimento e o Plano do Projeto precisa conter informações de todas, tornando o documento cansativo e muitas vezes pouco coerente com a realidade da execução do projeto. Muitos desenvolvem o plano de projeto para documentar as informações e cumprir o protocolo estabelecido, mas até onde isso agrega valor?

Project Model Cavas

O Project Model Canvas – criado pelo professor José Finocchio Jr. - utiliza conceitos de gerenciamento de projetos, neurociência e design thinking para simplificar a elaboração do Plano de Projeto.

“Enquanto o Plano de Projeto é um documento textual e longo, o PM Canvas é um diagrama visual em que você consegue avaliar um projeto inteiro integrando escopo, tempo, requisitos, entre outros”.

Por sua simplicidade e possibilidade de envolvimento da equipe em sua elaboração, tem se mostrado uma ferramenta eficaz. Além, da facilidade de adaptação em caso de mudanças, o planejamento se torna macro e mais dinâmico.

O Template do Project Model Canvas é dividido em cinco blocos que respondem cinco perguntas: Por quê? O que? Quem? Como? Quando e Quanto?

Para implementar essa metodologia, é necessário: imprimir o modelo em uma folha de tamanho A1, Post-its, canetas, fita crepe para fixar o modelo e reunir as principais partes interessadas. (Para baixar o Template do Project Model Canvas, basta acessar o site do Project Model Canvas).

Como preencher:

0 – O Pitch é a primeira parte a ser preenchida do seu PM Canvas. Nele, você deverá resumir seu projeto em apenas uma frase.

1 – Justificativa - Coloque os problemas que acontecem que seu projeto visa corrigir, o que está acontecendo? O que tem sido afetado para eu precisar desse projeto?

2 – Objetivo – Um bom objetivo precisa ser SMART (leia mais sobre isso aqui). Descreva pelo menos dois objetivos para seu projeto.

3 – Benefícios - Descreva o que a empresa conquistará após a implantação do projeto.

4 – Produto - O produto é o resultado final do projeto. Um projeto pode também gerar um serviço ou um resultado único.

5 – Requisitos - Definem a qualidade que o produto (serviço/resultado) precisa apresentar para ter valor para o cliente.

6 – Stakeholders - São os envolvidos que não estão subordinados ao gerente de projeto e os fatores externos que podem afetar o projeto e devem ser listados.

7 – Equipe - Todos os participantes que são responsáveis por produzir as entregas do projeto.

8 – Premissas - São suposições dadas como certas sobre o ambiente e os fatores externos ao projeto, que não estão sob controle do gerente de projeto.

9 – Grupos de entregas - São os componentes concretos, mensuráveis e tangíveis que serão gerados pelo projeto.

10 – Restrições - Nesse quadro serão descritas as limitações do projeto que impactam no desenvolvimento do trabalho da equipe.

11 – Riscos - Riscos são eventos futuros e incertos que têm relevância para o projeto. Nessa etapa identificamos e analisamos os riscos do projeto e, para os mais relevantes, devemos buscar e implantar as respostas.

12 – Linha do tempo - Nesse momento definimos quando vão ocorrer as entregas do grupo de entregas. A metodologia PM Canvas sugere que o prazo do projeto seja dividido em quatro períodos definidos pela equipe do projeto.

13 – Custos - Quanto será gasto para concluir esse projeto? É importante distribuir os custos pelos grupos de entregas pré-definidos.

Que tal tentar implantar essa ferramenta no seu planejamento na implantação de um projeto ou desenvolvimento de um novo produto? Você pode conhecê-lo melhor no livro “Project Model Canvas – Gerenciamento de Projetos Sem Burocracia”.

Fontes:

www.gerenciandoriscosemprojetos.com

www.projetodiario.net.br