Canais de comunicação nos processos organizacionais

“Uma organização é tão boa quanto os seus processos”, Rummler e Brache (1992)¹.

E o que essa frase nos faz pensar? Logo vem a mente algumas perguntas: como estão os processos da minha empresa? Como está a minha empresa? Como estou sendo visto pelos meus concorrentes frente a isso? Mas a principal, creio que seja: que é preciso para que os processos de uma empresa sejam bons e reflitam a organização?

A resposta é: COMUNICAÇÃO!

Os processos de uma empresa tem por objetivo, engajar pessoas a transformar a organização a partir de melhorias no seu dia a dia, atendendo as necessidades de todos envolvidos, porém se não houver a comunicação correta e clara entre todas as partes, certamente haverá dificuldade na execução das atividades.

A comunicação é hoje uma das principais preocupações das empresas, pois para ter sucesso, devemos trabalhar em equipe. Hoje o líder tomou o lugar do chefe, menos opressão e mais liberdade, não há mais divisões onde cada um executa apenas a sua atividade, é preciso interação de todas as áreas com trocas de informações continuas para que o resultado final seja alcançado.

Para algumas empresas este processo já vem acontecendo como evolução, onde evoluir é a passagem progressiva de um estado para outro, enquanto outras empresas mais tradicionais demoram a entender e acabam optando pela mudança, que é uma transição brusca, nem sempre eficiente e com muita resistência.

E por que falar de organização, processos e comunicação? Porque tudo isso esta ligado com a cultura organizacional da empresa. A falha em um processo é uma falha de comunicação, em algum momento faltou levar em consideração opiniões sobre o cenário, sobre os objetivos da empresa, sobre missão e valores, que são elementos que norteiam a organização.

Para obtermos melhora nos processos é preciso que haja cooperação e interação aberta entre as áreas, é preciso confiar que as informações a serem compartilhadas realmente serão levadas e implementadas àquele processo, é ter certeza de que a comunicação foi recebida de forma clara e objetiva, e que uma vez o processo pronto, possamos espelhar nele a realidade da organização e o compromisso que ela tem com o produto final, “o cliente”.

E se o processo não refletir a empresa? É ai que entram os feedbacks, é onde os processos passam pelas mãos de seus donos depois de prontos, e onde os mesmos podem se questionar e ver se o que foi comunicado, foi realmente compreendido, é onde acompanhamos como a mensagem foi recebida, e onde podemos realizar a melhoria continua, e disseminação da informação, é onde podemos nos reunir novamente e verificar porque aquele ponto ficou falho, e estar aberto a um brainstorming, e alinhar a comunicação para que o processo fique redondo, atenda todas as áreas e os objetivos da empresa.

Processos estão em constante evolução, para um bem maior e para uma estrutura empresarial forte. A comunicação feita de forma eficiente é parte fundamental para que esta evolução aconteça, envolvendo equipes, reforçando valores, desburocratizando e promovendo sinergia, conquistando assim a excelência almejada.

“A comunicação, aproxima, desmistifica e realiza!”

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¹RUMMLER, G. A.; BRACHE, A. P. Melhores desempenhos das empresas: ferramentas para a melhoria da qualidade e competitividade. São Paulo: Makron Books, 1992.